- Raymonde Mayland
Weken, misschien wel maanden, ben je er mee bezig geweest. De organisatie van dat ene belangrijke evenement. Je hebt een schitterende locatie gevonden, een fantastisch programma opgesteld. Je hebt je klanten een opvallende en innovatieve uitnodiging gestuurd. Kortom, alles is perfect. Maar de registraties blijven uit. Wat gaat er mis?
In het kort:
- Het organiseren van een succesvol evenement vereist een goede planning, een relevant programma en een geschikte locatie die het voor gasten aantrekkelijk maakt om te komen.
- Houd rekening met schoolvakanties en andere bijeenkomsten die de opkomst kunnen beïnvloeden en verstuur de uitnodigingen niet in een vakantieperiode.
- Richt je op het bieden van waarde, zorg ervoor dat je relevante informatie deelt, terwijl je subtiel rekening houdt met het commerciële belang.
Inhoud
Een zakelijke bijeenkomst is de perfecte gelegenheid om je product of dienst in één keer bij een grote groep mensen onder de aandacht te brengen. Sommige bedrijven verliezen bij de planning het belang voor de klant uit het oog en zijn vooral bezig met hoe zij zelf kunnen verdienen aan zo’n event. Er zijn meerdere redenen waarom mensen jouw bijeenkomst overslaan. Voorkom dat deze van toepassing zijn op jou en organiseer een evenement waar mensen graag naartoe gaan.
Tips voor een hoge opkomst
Hierbij zeven tips die voor een hoge opkomst zorgen.
1. Biedt een relevant programma
Maak het voor je gasten interessant om jouw bijeenkomst te bezoeken. Zorg ervoor dat zij essentiële kennis kunnen opdoen, geef ze een bijzondere ervaring of zet ze in het zonnetje. Vul het programma met iets dat zij als onmisbaar of als een echte toevoeging ervaren, zodat zij daar voor een (halve dag) hun werkplek willen verlaten.
2. Boek een geschikte locatie
Er zijn talloze evenementenlocaties in Nederland en ook zoveel verschillende soorten. Denk aan kastelen, landhuizen, industriële locaties, boerderijen, hotels en ga zo maar door. Kies een locatie die past bij je gasten en jouw boodschap. Zorg voor een zo kort mogelijke reistijd en maak de ruimte passend voor het aantal verwachte gasten. Dus geen beurshal als je maar honderd mensen uitnodigt.
3. Houd rekening met schoolvakanties
Organiseer jouw event niet tijdens de schoolvakanties. De meeste mensen zijn dan vrij en soms zelf op vakantie. Jouw klanten zullen minder geneigd zijn om jouw evenement te bezoeken, wanneer ze niet werken. Dus houdt hier rekening mee en check voor de zekerheid de website van de Rijksoverheid.
Nodig je internationale gasten uit? Controleer dan eerst wat de belangrijkste feestdagen zijn in hun land van herkomst, zoals Thanksgiving of the Fourth of July.
4. Plan de verzending van je uitnodigingen
Plan de verzending van je uitnodigingen zorgvuldig. Dus verstuur ook geen uitnodigingen tijdens schoolvakanties of feestdagen. Veel mensen zijn dan niet aan het werk en digitale uitnodigingen worden bij terugkomst al snel over het hoofd gezien, tussen de andere 323 ongelezen e-mails.
Dinsdag en donderdag zijn goede dagen om e-mails te versturen, je zit dan niet tussen de bulk van het weekend en mensen die parttime werken, doen dat vaak niet op woensdag en vrijdag.
5. Houd rekening met andere events
Jouw bijeenkomst gaat het niet winnen van het WK, vooral niet als Nederland speelt. Houdt daarom rekening met andere events. Probeer dagen te vermijden dat jouw concurrent een bijeenkomst plant. Organiseert deze bijvoorbeeld ieder jaar een grootschalige klantendag op de eerste donderdag in maart? Dan hoef jij dat niet te doen, zodat jij jouw klant niet laat kiezen tussen die van jou en dat van een andere relatie.
6. Wees gastvrij
Jouw evenement is het visitekaartje voor je volgende evenement. Zorg voor een gastvrij welkom en dat jouw klant zich thuis voelt, zodat hij de volgende keer terug wil komen en zelfs zijn collega’s meeneemt.
Zorg er ook dan voor dat je het weer in dezelfde periode organiseert. Dus dit jaar begin april? Volgend jaar ook begin april, want dan weten ze dat het er weer aan zit te komen.
7. Zorg voor een boeiende spreker
Wil je een onvergetelijk evenement? Zorg dan voor een spreker die boeiend kan vertellen en de aandacht weet vast te houden. Het liefst iemand die ook een beetje humor heeft, zodat het verhaal ook wat lucht heeft. Heb je meerdere sprekers? Zorg dan voor een memorabele keynote speaker waar nog lang over wordt nagepraat. Ook dit is je visitekaartje voor je volgende bijeenkomst.
Wat heeft de klant hieraan?
Natuurlijk heeft je evenement een commercieel belang, je moet immers de kosten van je bijeenkomst terug verdienen. Ik zeg ook niet dat je product geen rol mag spelen tijdens jouw bijeenkomst, maar laat het niet de leidraad zijn. Bedenk altijd: ‘Wat heeft de klant hieraan?’
Ik heb bij een ICT-bedrijf gewerkt waar we verschillende hardware en software producten verkochten aan grote en middelgrote bedrijven. Van deze producten werd er eens in de zoveel tijd een nieuwe versie uitgebracht, waar we klanten tijdig van op de hoogte brachten. De gedachte was commercieel, maar de boodschap tijdens het evenement was informatief. Tijdens een klantendag stonden immers de updates centraal en bezoekers gingen met kennis weg. De commerciële opvolging volgt een paar dagen later.
Biedt je gasten informatie waarnaar zij op zoek zijn, zorg ervoor dat ze naar je bijeenkomst willen komen en als ze er eenmaal zijn, dan zorg je voor een bijvoorbeeld een ruim ontvangst, een lange lunch of een aantrekkelijke borrel, waar zij kunnen netwerken. Dat zijn de gelegenheden waar een accountmanager zijn werk kan doen. Tevens zijn er dus genoeg mogelijkheden na het evenement om de behoefte van je klant te achterhalen.
Afbeeldingen: Freepik
Gerelateerde artikelen
13 onmisbare tips voor wanneer jij een personeelsfeest organiseren wil
De zomer staat voor de deur en dat betekent: feestjes! Genoeg bedrijven kiezen ervoor om voor de zomervakantie een feestelijk...
Lees meer
13 tips voor het zoeken van een locatie voor jouw evenement
Zakelijke bijeenkomsten zijn de perfecte gelegenheid om op een ontspannen manier, (weer) in contact te komen met klanten en prospecten....
Lees meer
De voordelen van een zakelijk evenement op eigen locatie
Een klantendag of mini conferentie in die lege zaal naast de ingang of feestelijke bijeenkomst om de opening van een...
Lees meer
Event sponsoring: met deze tips trek je sponsoren aan
De kosten van een evenement, zoals een congres, kunnen ontzettend oplopen. Vooral wanneer je indruk wil maken. De locatie en...
Lees meer
Bedrijfsevents
Wil jij een fantastisch bedrijfsevent organiseren, maar mis je een feestcommissie? Kies dan voor een samenwerking met Weddings & Events by Raymonde. Ik ben jouw event planner die jouw feestelijke bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd.