Instagram Linkedin

De voordelen van een zakelijk evenement op eigen locatie

Een klantendag of mini conferentie in die lege zaal naast de ingang of feestelijke bijeenkomst om de opening van een nieuwe locatie te vieren. Er zijn meerdere redenen voor een evenement op de eigen locatie en dat kan een heel goed idee zijn.

Veel bedrijven wijken uit naar een externe locatie wanneer ze een bedrijfsfeest of zakelijke bijeenkomst willen organiseren. Maar de eigen plek kan ook een prima locatie zijn om relaties te verwelkomen. Misschien vraagt de ruimte om een paar aanpassingen, maar het heeft zo zijn voordelen om je event in-house te organiseren. Welke deel ik in deze blog.

In het kort:

  • Een evenement op de eigen locatie is vertrouwd en kan zorgen voor een sterkere relatie met klanten en medewerkers.
  • De eigen locatie is vaak voordeliger, maar je moet wel checken of je vergunningen nodig hebt en je moet voor voldoende ruimte en faciliteiten zorgen.
  • Een zorgvuldige planning is nodig bij het organiseren van een evenement op de eigen locatie.

Inhoud

Waar zijn zakelijke events goed voor?

Een evenement is een mooie gelegenheid om te werken aan de relatie met de klant. Interne bijeenkomsten, zoals bedrijfsfeesten, zijn weer goed voor de onderlinge relatie tussen personeelsleden en met zo’n feest kun je laten zien dat je hen waardeert.

Het is niet erg vreemd dat bedrijven evenementen, zoals een personeelsfeest of klantendag, organiseren, om mensen aan hun merk te verbinden. Het vinden van een geschikte locatie voor zo’n bijeenkomst, kan voor sommige bedrijven een uitdaging zijn. Daarom is een evenement op de eigen locatie een ideale oplossing.

Lees ook: Een succesvol evenement organiseren doe je zo

De voordelen van een evenement op eigen locatie

Een bedrijfsevent op de eigen locatie kent zo zijn voordelen, namelijk:

1. Het is beschikbaar

Een evenementenlocatie kan op jouw voorkeursdag geboekt zijn door een andere partij, waardoor je moet uitwijken naar een andere plek of voor een andere datum moet kiezen. Dat is niet het geval wanneer je een evenement organiseert op de eigen locatie, omdat deze logischerwijs van jullie is.

2. De omgeving is vertrouwd

De werkomgeving is een plek waar je eigen medewerkers vaak komen. Ze kennen er de weg en kunnen zich er thuis voelen. Op zo’n in-house event is de kans groter dat mensen zich meer hunzelf voelen, dan op een externe locatie. Dit is iets dat in het geval van een teambuildingsbijeenkomst of een personeelsfeest goed uitkomt. Zo zijn de introverte mensen meer geneigd om ook naar de bijeenkomst te komen.

3. Je geeft klanten een kijkje in de keuken

Organiseer je een klantendag of een andere bijeenkomst waarbij relatiemanagement centraal staat? Dan kunnen jouw gasten zien wat ze krijgen voor hun geld, omdat ze op de plek zijn waar het allemaal gebeurd. Een match wordt eerder herkent en het kan inspelen op de loyaliteit, omdat je ze namelijk ‘thuis’ hebt uitgenodigd.

Lees ook: Een klantendag organiseren? Haal het beste uit jouw event

4. Het is voordeliger

Een evenement op eigen locatie kan goedkoper zijn, dan op een externe plek. Aan sommige evenementenlocaties hangt namelijk een hoog prijskaartje, vooral in grote steden ben je meer geld kwijt aan een mooie locatie. Wanneer je geen groot budget hebt, is het daarom niet altijd haalbaar om daar het evenement van je dromen te geven. Of je houdt onvoldoende budget over voor andere zaken, zoals entertainment of bijzondere techniek.

Belangrijke aandachtspunten voor een evenement op eigen locatie

Het heeft dus de nodige voordelen om een evenement in je eigen bedrijfsomgeving te organiseren, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee zal moeten houden of vooraf moet uitzoeken, voor dat je de uitnodigingen gaat versturen, namelijk:

1. Heb je een vergunning nodig?

Doe een vergunningscheck in de eerste fase van het planningsproces. Dit kun je eenvoudig online bij je gemeente doen. Het is wel belangrijk dat je ongeveer weet hoe jouw evenement eruit ziet, wanneer je deze check doet. Weet je bijvoorbeeld hoeveel mensen je uitnodigt? Ga je vuurwerk afsteken, zorg je voor geluidsoverlast en ga je sterke drank serveren? Dit en meerdere factoren zijn vragen die je moet beantwoorden, bij het aanvragen van een vergunning.

2. Is er voldoende capaciteit?

De ruimte waar je je evenement wil organiseren, moet groot genoeg zijn om het aantal gasten dat je wil uitnodigen, te ontvangen. Als deze te klein is, staan mensen bovenop elkaar en dat kan voor een slechte ervaring zorgen. Misschien wel zo slecht, dat ze jouw bijeenkomst voortijdig verlaten. Dat wil je natuurlijk niet. Wees realistisch en pas indien nodig je gastenlijst aan.

Lees ook: 11 handige tips in jouw zoektocht naar de beste evenementenlocatie

3. Heb je de juiste leveranciers?

Het voordeel van een evenementenlocatie, is dat ze alles op een plek hebben: de juiste meubels, techniek, personeel, catering, een fijn sfeertje. Dit zijn allemaal onderdelen die je zelf moet regelen, wanneer je een evenement op de eigen locatie organiseert. Dit zorgt voor extra werk en dat is iets waar je rekening mee moet houden. Maar het hoeft daarom niet per se duurder te zijn.

4. Zijn er voldoende faciliteiten?

Bij een klein evenement zijn de werkzaamheden nog te overzien, maar bij een groot evenement komt er meer kijken. Het moet facilitair in orde zijn. Je moet bijvoorbeeld voldoende toiletten en parkeerplaatsen hebben. In de winter is een gaderobe handig en je moet natuurlijk ook de veiligheid van je gasten kunnen waarborgen. Dus zet al deze factoren op jouw takenlijst.

Tot slot

Het organiseren van een evenement op de eigen locatie, kan behoorlijk wat werk zijn. Vooral als je een grote bijeenkomst organiseert. Bedenk daarom van tevoren heel goed waarom je deze op je werkplek wil organiseren. Wanneer het bijvoorbeeld de opening van een nieuwe bedrijfslocatie betreft, dan ligt dit voor de hand. Er zijn zelfs bedrijfslocaties met een speciale ruimte voor evenementen in het pad. Maar wanneer je de faciliteiten niet hebt en er is ook geen noodzaak om het thuis te doen, dan kan het zinvoller zijn om te kiezen voor een externe locatie.

Kortom, kijk naar je budget en de voor- en nadelen en neem vervolgens een beslissing over de locatie. Als je hulp nodig blijkt te hebben, dan kun je altijd een eventplanner inhuren.

Succes!

Afbeeldingen: Freepik

Gerelateerde artikelen

Bedrijfsevents

Bedrijfsevents

Wil jij een fantastisch bedrijfsevent organiseren, maar mis je een feestcommissie? Kies dan voor een samenwerking met Weddings & Events by Raymonde. Ik ben jouw event planner die jouw feestelijke bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd.

Lees meer
Getagged , , ,