- Raymonde Mayland
Zakelijke bijeenkomsten zijn de perfecte gelegenheid om op een ontspannen manier, (weer) in contact te komen met klanten en prospecten. Hiermee bedoel ik dat er minder druk op zo’n ontmoeting ligt, dan in andere situaties. Afhankelijk van de grote van je bedrijf, kun je ervoor kiezen om dit soort events ‘thuis’ te organiseren. Maar soms is het ook juist fijn om gebruik te maken van een andere omgeving, omdat dit je uit je comfortzone haalt en je daarmee op gelijke voet staat als je gasten, die ook niet ‘thuis’ zijn.
De keuze voor zo’n andere omgeving is niet altijd makkelijk. Een evenement valt en staat wat mij betreft, met de keuze van een passende en geschikte locatie. Deze heeft namelijk direct invloed op de opkomst en de ervaring van bezoekers. Hierbij kunnen afstand en bereikbaarheid een belangrijke dealbreaker zijn. In je zoektocht naar de perfecte evenementenlocatie, moet je rekening houden met een aantal belangrijke factoren, die ik hier voor je op een rij zet.
In het kort:
- Het kiezen van de juiste locatie voor een evenement is belangrijk, omdat deze direct invloed heeft op de opkomst en bezoekerservaring.
- Bij het kiezen van een locatie moet je rekening houden met demografische factoren en jouw waarden en die van jouw publiek.
- Tijdens je zoektocht moet je kijken of een locatie voldoende faciliteiten heeft en je moet letten op de toegankelijkheid, akoestiek, tempratuur en catering.
Inhoud
Evenementen kun je tegenwoordig op allerlei soorten locaties door heel Nederland organiseren. Denk hierbij aan kastelen, musea, theaters, oude fabrieken, boerderijen, zelfs op een schip kun je een fantastisch event organiseren. Deze locaties zijn allemaal geschikt gemaakt om grote groepen mensen te faciliteren en op sommige plekken zijn de mogelijkheden eindeloos.
Het kiezen van de juiste locatie kan een ingewikkelde taak zijn, omdat er zoveel keus is en er zoveel factoren zijn waar je rekening mee moet houden. Het wordt echter makkelijker, wanneer de volgende gedachte altijd on top of mind is:
“Hoe kan ik mijn klant de beste ervaring geven?”
Wat voor een locatie past bij jouw klant?
Voor je weet waar je je evenement wil organiseren, is het belangrijk dat je goed weet voor wie je jouw event organiseert en wat je wil uitstralen. Hierbij is het handig als je rekening houdt met demografische factoren, zoals leeftijd, geslacht en opleidingsniveau. Een evenement voor vrouwen, gedijd bijvoorbeeld beter in een meer feminiene omgeving, met meer oog voor detail.
Daarnaast kun je rekening houden met de waardes van jullie zelf, als deze overeenkomen met die van de bezoeker. Is duurzaamheid bijvoorbeeld een belangrijk thema voor jullie, dan zoek je een locatie die dat is en dat wellicht uitdraagt.
Factoren om rekening mee te houden
Naast dat je weet wie je wil uitnodigen en wat voor soort locatie het beste bij jou past, zijn er nog een aantal factoren die je moet meenemen voor een keuze maakt. Zorg er daarom altijd voor dat je een evenementenlocatie bezoekt, voor je een definitieve boeking doet en let op het volgende.
1. Is de locatie groot genoeg?
Zorg ervoor dat de locatie past bij het aantal gasten dat je wenst te ontvangen. De aanwezigen kunnen denken dat de opkomst laag is als de ruimte leeg oogt, omdat deze te groot is. Jouw gasten kunnen onterecht denken dat het evenement geen succes is en de volgende keer misschien niet meer komen.
Wil je per se jouw event organiseren op jouw favoriete locatie? Kijk dan of het mogelijk is om een deel af te zetten, om het op die manier passend te maken voor de grootte van jouw publiek.
2. Denk aan de bereikbaarheid
Bereikbaarheid is zeer belangrijk. Reizen jouw klanten veelal met het openbaar vervoer? Kies dan voor een locatie vlak bij een treinstation, zodat jouw klanten met slecht weer niet te lang in de regen hoeven te lopen. Komen ze met de auto? Kies dan voor een locatie met voldoende parkeermogelijkheden.
3. Bereken de reistijd
Zorg voor een zo kort mogelijke reistijd voor jouw klanten. Een lange reistijd kan een bezoek ontmoedigen, vooral in de herfst wanneer er meer files zijn. Zit 80 procent van jouw klanten in Amsterdam, kies dan niet voor een locatie in Eindhoven, maar voor iets dat voor hen dichterbij is voor hen.
4. Zijn er hotels in de omgeving?
Soms komen gasten juist van ver of zelfs uit het buitenland. Kies dan voor een locatie met hotels in de omgeving. Hier kun je gewoon naar vragen, als je op locatiebezoek gaat.
Komt een groot gedeelte van jouw gasten uit het buitenland? Misschien is een hotel dan wel de juiste eventlocatie voor jou. Veel grotere hotels hebben daar de accommodatie ook voor, zoals de Van der Valk hotels.
5. Zijn de faciliteiten in orde?
Hoe gaat het met de akoestiek op jouw locatie? Een echo wordt na een tijdje hinderlijk en kan voor een onprettige ervaring zorgen bij jouw gasten. Merk je dit tijdens een bezoek aan de locatie? Vraag hier dan naar en kijk of hier een oplossing voor gevonden kan worden.
Hoe zit het met de tempratuur binnen in de winter of in de zomer? Een snikheet event willen gasten zo snel mogelijk verlaten en ze voelen zich er ook niet erg prettig als het er steenkoud is. Is er een airco en hoe zit het met de verwarming? Dit zijn vragen die je kunt stellen aan de locatie.
6. Klopt de techniek van een locatie?
Het klinkt erg simpel, maar de techniek is ontzettend van belang. Denk bijvoorbeeld aan een ijzersterke wifi. Sommige bezoekers willen hiervan gebruik maken, vooral in een omgeving met slecht bereik. Als de wifi niet op orde is, dan doet dit afbreuk aan de algehele ervaring.
Zijn er voldoende stopcontacten? Wanneer de accu van je laptop waarop de presentatie staat leegloopt, dan moet je deze weer in het stopcontact doen. Dan moeten die wel in de buurt van het podium zijn. Ik was laatst als gast op een bijeenkomst en ik zag de gastvrouw zoeken naar een stopcontact, waar ze haar bijna lege laptop aan kon verbinden. Uiteindelijk loste ze het op met een verlengsnoer en merkte weinig mensen het probleem. Maar door zoiets kleins kan je bijeenkomst wel in de soep lopen als er geen stopcontact is.
7. Past de lay-out van de locatie bij jouw programma?
Hoe ziet het programma van jouw event eruit? Deze moet namelijk goed passen bij het programma dat je bied. Wil je subsessies geven of mensen de gelegenheid geven om privé te netwerken? Dan heb je een locatie nodig met kleinere vergaderruimtes waar mensen zich kunnen terugtrekken of waar je die subsessies kunt geven.
Tevens komen gasten vaak naar zakelijke bijeenkomsten om te netwerken. Kies daarom voor een locatie waar dat mogelijk is, zoals eentje met een grote hal die je kunt vullen met statafels, zodat mensen daar met elkaar een praatje kunnen maken.
8. Pas de sfeer bij jouw boodschap?
Wat is de algehele sfeer van de locatie? Sommige locaties hebben een fortuin aan architecten uitgegeven om de juiste sfeer te creëren. Decoraties kun je vinden in boeken, planten, kasten, meubels, noem het maar op. Past wat je ziet bij jou event? Want de sfeer van een locatie, beïnvloed namelijk de ervaring van de gasten.
Heeft de locatie (nog) geen sfeer? Kijk dan of je kunt samenwerken met een stylist, dit kan een event planner (zoals ik) ook voor je regelen.
9. Houd rekening met thema
Een locatie die bij jouw thema of boodschap past, is als een kers op een taart. Staat innovatie centraal? Kies dan voor een plek die dat uitstraalt, zoals een industriële locatie. Heb je juist een groen thema, dan is een locatie in de natuur meer iets voor jou.
10. Is de catering in orde?
Catering is niet onbelangrijk. Jouw event kan inhoudelijk zo fantastisch zijn, maar als het eten niet te vreten is, dan geven mensen jouw bijeenkomst helaas geen tien. Gelukkig is de catering op veel toplocaties goed. Wanneer je je twijfels hebt, kun je vragen of eigen catering mogelijk is.
Zorg voor een toegankelijk menu met hapjes die de meeste mensen lekker vinden. Laat je niet te veel leiden door je ideologie, door bijvoorbeeld alleen vegan eten te serveren. Tenzij je een vegan bedrijf bent of 90 procent van de gasten vegan zijn. De kans is anders groot dat jouw gasten dit als irritant ervaren en met anderen negatief praten over je event. Houd het gevarieerd, en als je vlees serveert, zorg dan ook voor vegetarische opties Probeer tevens altijd vooraf te informeren naar dieetwensen.
11. Zijn er voldoende toiletten
Je moet voldoende toiletten hebben wanneer je een evenement organiseert waarbij je veel bezoekers ontvangt. Vooral als je een programma biedt waarbij sprekers op het podium staan, is het van belang dat er voldoende toiletten zijn, omdat iedereen in de pauze daar tegelijkertijd naartoe moet. Het zou vervelend zijn dat al die mensen veel te lang in een rij moeten staan ,om hun behoefte te doen.
Daarnaast moeten de toiletten schoon en fris zijn. Ik hoef je vast niet uit te leggen waarom.
12. Zijn er meerdere evenementen op een plek?
Sommige locaties zijn zo groot of hebben zoveel ruimtes, dat sommige daarvan aan andere bedrijven worden verhuurd. Ben jij niet van plan om gebruik te maken van alle ruimtes van de evenementenlocatie? Vraag dan wat ze met de overige ruimtes doen op de dag van jouw event en hoe ze de gasten van elkaar scheiden.
Kortom, vraag naar andere boekingen die dag. Ben jij de enige met een boeking en wil je de locatie voor jezelf? Overleg dan of exclusiviteit een mogelijkheid is en welke eventuele meerkosten daaraan verbonden zijn.
13. Houd rekening met extra’s
Start of eindigt jouw evenement met een activiteit? Zoals een workshop of en spel? Zorg er dan voor dat jouw locatie hiervoor geschikt is. Als jouw gasten gedurende de dag van locatie A naar B moeten reizen, dan zul je er een aantal verliezen en dat wil je natuurlijk niet.
Tot slot
De beleving van jouw klanten moet op de eerste plaats staan. Zij zijn het visitekaartje voor je volgende event en zij zijn meer geneigd de volgende keer weer te komen, als dit event top is. Het is verstandig om je evenement na afloop te evalueren. Vraag je gasten na afloop via de mail of een met digitale tool op het event zelf, naar hun ervaring. Daar kun je van leren en een volgende keer een nog betere ervaring bieden.
Succes!
Afbeeldingen: Freepik
Gerelateerde artikelen
13 onmisbare tips voor wanneer jij een personeelsfeest organiseren wil
De zomer staat voor de deur en dat betekent: feestjes! Genoeg bedrijven kiezen ervoor om voor de zomervakantie een feestelijk...
Lees meer
De voordelen van een zakelijk evenement op eigen locatie
Een klantendag of mini conferentie in die lege zaal naast de ingang of feestelijke bijeenkomst om de opening van een...
Lees meer
Event sponsoring: met deze tips trek je sponsoren aan
De kosten van een evenement, zoals een congres, kunnen ontzettend oplopen. Vooral wanneer je indruk wil maken. De locatie en...
Lees meer
20 leuke personeelsfeest thema’s die indruk maken
Personeelsfeesten worden vaak met veel enthousiasme ontvangen. Het kan zelfs iets zijn, waar je collega’s naar uitkijken. Hoe je zo’n...
Lees meer
Bedrijfsevents
Wil jij een fantastisch bedrijfsevent organiseren, maar mis je een feestcommissie? Kies dan voor een samenwerking met Weddings & Events by Raymonde. Ik ben jouw event planner die jouw feestelijke bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd.