Instagram Linkedin

Bruiloft plannen: 15 tips voor een goede start

Je gaat trouwen! En als dat feit eindelijk een beetje is geland, mag je jullie bruiloft plannen! Maar daar komt verrassend veel bij kijken. Waar moet je beginnen met het plannen van je bruiloft? Hoe ga je te werk? In dit artikel deel ik vijftien handige tips om waarmee je kunt beginnen.

In het kort:

  • Bepaal eerst een budget als je jullie bruiloft gaat plannen. Maak vervolgens een gastenlijst en kies een trouwdatum.
  • Vind een locatie die geschikt is voor het aantal gasten en past bij het thema van de bruiloft. Vraag tevens offertes op bij leveranciers.
  • Verstuur op tijd de uitnodigingen en overweeg taken te delen, om stress tijdens de planning te verminderen.

Ik vergelijk wedding planning soms met het bouwen van een huis en je moet ervoor zorgen dat de fundering goed is, voor je over de rest begint gaat denken. En dat doe je als volgt:

1. Bepaal een budget

Begin eerst met het bepalen van een budget. Kies samen hoeveel je aan jullie bruiloft wil uitgeven en ontdek of er anderen, zoals ouders, willen bijdragen. Overleg samen wat er binnen dat budget valt, zoals het huwelijksreis of de trouwjurk. Door duidelijkheid over je budget te creëren, voorkom je ruzies en zelfs financiële problemen.

2. Maak een gastenlijst

Wanneer je weet hoeveel je wil uitgeven, kun je een gastenlijst maken. Het budget heeft namelijk indirect invloed op de gastenlijst. Hoe meer genodigden, hoe duurder de bruiloft wordt. Al deze mensen moeten immers iets eten en drinken. Je hoeft in deze fase nog niet precies te weten hoeveel mensen er komen, maar wel ongeveer een idee hebben. Op basis van deze informatie kies je ook een locatie.

3. Kies een datum

Wanneer wil je ongeveer trouwen? Dit is ook iets dat je vroeg moet beslissen, omdat je anders geen afspraken kunt maken. Sommige bruidsparen willen op een specifieke datum trouwen, omdat dit een voor hen speciale betekenis heeft of omdat de datum bijzonder is. Anderen willen juist in een specifiek seizoen trouwen, vanwege de kleuren, sfeer of tempratuur. Wanneer je weet wanneer je wil trouwen, dan kun je bij locaties en de gemeente informeren naar de beschikbaarheid.

4. Kies een op tijd locatie

Wanneer je weet wanneer je ongeveer wil trouwen en hoeveel je wil uitgeven, kies je een locatie. Zorg ervoor dat deze past bij het aantal gasten dat je uitnodigt. Je wil niet een te kleine locatie dat te krap is. Maar een te grote locatie is ook niet goed, want dat voelt weer heel leeg.

In Nederland zijn er ontzettend veel verschillende soorten locaties waar je kunt trouwen, denk bijvoorbeeld aan een fabriek, boerderij, kasteel, landhuis, strandhuis, etc. Toptrouwlocatie organiseert regelmatig de trouwlocatieroute, waarbij je verschillende trouwlocaties in jouw regio kunt bezoeken op één dag. Je kunt aangeven waaraan jouw ideale locatie moet voldoen en vervolgens filtert deze website een aantal opties, die bij jouw wensen passen.

Lees ook: Kun je geen trouwlocatie vinden? Wel met deze 5 tips

5. Maak een moodboard of kies een thema

In de tussentijd kun je alvast een moodboard maken om te ontdekken wat je mooi vindt en welke sfeer je wil. Wil je bijvoorbeeld een herfstbruiloft, meer Boheems of juist een klassieke bruiloft? Stel jouw ideeën samen door afbeeldingen te verzamelen op bijvoorbeeld Pinterest.

Welk thema spreekt jou uit meeste aan, welke kleur bloemen, taarten, jurken en uitnodigingen vind je mooi en ook heel belangrijk, welke niet? Zo krijg je op termijn een idee wat jij met jouw bruiloft wil uitstralen en dat helpt in de communicatie naar jouw leveranciers. Zorg er wel voor dat jullie ideeën overeenkomen, zodat het voor jullie allebei klopt.

Lees ook: 16 leuke bruiloft thema’s voor jouw trouwdag

6. Bepaal je prioriteiten

De mogelijkheden voor een bruiloft zijn eindeloos. Oneindig veel bloemen, live muziek, in plaats van een playlist, een bruidstaart en een sweetstable, de beste catering, decoratie. Ik heb het allemaal gezien en het is in de praktijk ook fantastisch. Maar dit alles komt met een prijskaartje en als dat niet matcht met je budget, dan moet je prioriteiten stellen.

Hoe belangrijk is die videograaf? Is het belangrijker dan de bloemen? Wil je een liever een grote taart of een onvergetelijke feestavond? Soms moet je kiezen en dan is het belangrijk dat je weet wat je heel graag wil en ook wat minder belangrijk voor jullie is.

7. Vraag offertes op

Vraag bij een van aantal leveranciers, zoals bij de fotograaf, bloemist, patissier, catering en DJ, offertes op. Dan kun je prijzen vergelijken en kunt uitrekenen hoeveel je kwijt bent. Je kunt kiezen voor de goedkoopste leveranciers, maar vergeet niet op de kwaliteit te letten. Voldoet dit voor jou? Goedkoop is niet altijd slecht, sommige leveranciers moeten nog aan hun portfolio werken en verlagen daarom hun prijzen. Door offertes op te vragen, krijg je tegelijk ook informatie over de beschikbaarheid van de leveranciers, dus dit is iets waar je niet te lang mee moet wachten.

8. Reserveer geld in je budget voor de verborgen kosten.

Er zijn een aantal kosten waar je bij het bepalen van je budget geen rekening mee hebt gehouden. Dit zijn de verborgen kosten. Een huwelijksvoltrekking kan duurder zijn dan je had gedacht of je vraagt de fotograaf om langer op je bruiloft te blijven. Door een bepaald bedrag in je budget te reserveren voor dit soort kosten, zorg je ervoor dat alles financieel haalbaar blijft.

Lees ook: De 15 verborgen kosten van een bruiloft

9. Save the date

Laat je genodigden weten wanneer je gaat trouwen om te voorkomen dat ze andere plannen maken. Vooral als je besluit in een schoolvakantie te trouwen. Het zou jammer zijn als jouw beste vrienden niet kunnen komen, omdat ze op dat moment een rondreis door het zuiden van Spanje maken. Door een ‘save the date’ te sturen, vraag je jouw gasten om jullie datum vrij te houden. De daadwerkelijke uitnodiging met meer informatie, verstuur je later.

Lees ook: Een leuke trouwkaart maken doe je zo

10. Kies leveranciers

Wacht niet te lang met het kiezen van je leveranciers. Zolang jij niet bevestigt, zijn zij nog beschikbaar voor andere stellen. Dus heb je de locatie van je dromen gevonden? Bevestig het dat zodra je een knoop hebt doorgehakt. Dit geldt ook voor de fotograaf, bloemist en bruidstaart. Spreekt iemand je aan en past het binnen jouw budget? Bevestig het dan. Op die manier kun je taken van je takenlijst afstrepen en jij hebt weer een stukje zekerheid.

11. Begin je te richten op de details

Op dit punt begint jouw bruiloft steeds meer vorm te krijgen. De grote lijnen liggen vast, nu kun je je richten op de details. Begin met het maken van een draaiboek, waarin je stap voor stap de dag uittekent. Hoe laat begint de ceremonie, wat ga je daarna doen? Wanneer snijd je de taart aan en hoe laat ga je dineren? Schrijf alles op wat er gaat gebeuren. Niet alleen willen jouw gasten dit weten, het is ook waardevolle informatie voor de leveranciers, zodat de dj bijvoorbeeld weet wanneer het feestje begint.

Lees ook: Dagindeling bruiloft: dit is een goede tijdlijn

Daarnaast moet je kiezen wat er op het menu komt te staan, hoe de taart moet smaken en welke make-up je op wil. Veel stellen kiezen ervoor om bepaalde werkzaamheden zelf op te pakken. Ik heb ik bijvoorbeeld zelf de dinertafels gedecoreerd, toen ik ging trouwen. Het is belangrijk dat je niet te lang wacht met het uitvoeren van deze taakjes, zodat je de nodige stress voorkomt in de dagen voor de bruiloft.

12. Verstuur uitnodigingen

Verstuur zo’n zes tot vier weken voor de bruiloft de uitnodigingen. Als je jouw gasten met een ‘Save the Date’ van tevoren hebt geïnformeerd, is dit op tijd genoeg. Zij hebben de dag immers al vrij gehouden. Vermeld op de uitnodiging heel duidelijk wanneer en waar ze worden verwacht en hoe het programma eruit ziet.

Voeg in een brief bij de uitnodiging belangrijke informatie toe, zoals hotels waar gasten kunnen verblijven, de route naar de locatie en eventuele wensen, zoals of de aanwezigheid van kinderen. Vraag gasten ook hun dieetwensen door te geven en of er andere bijzonderheden zijn. Je kunt hiervoor ook een speciale website/webpagina in het leven roepen.

13. Bespreek jullie bruiloft door

Ongeveer vier tot acht weken voor de bruiloft, bespreek je deze door op je trouwlocatie. Je kunt hiervoor zelf het initiatief nemen, maar anders doet jouw contactpersoon dat wel. Neem je weddingplanner of ceremoniemeester mee voor dit gesprek, want jullie bespreken het programma tot in detail en dan hoef je dat maar één keer toe doen. Vertel hoe de dag eruit ziet, vanaf het moment dat jullie op de trouwlocatie aankomen, tot jullie aan het einde van de dag.

Waar is de ceremonie, waar wordt de taart aangesneden, waar komen bepaalde bloemstukken, hoe ziet het diner eruit en waar staat de dj of band precies? Het zijn allemaal vragen die tijdens dit gesprek beantwoord worden.

Zo’n bezoek roept ook nieuwe vragen op en gelukkig is er nog tijd om in de komende weken, daar nog antwoord op te vinden.

14. Kijk niet teveel op Instagram

Kijk niet teveel naar plaatjes van extravagante – vaak Amerikaanse – bruiloften, met de mooiste meubels, grootste bloemwerken en ongelooflijke taarten.

Het mag je heus wel inspireren, maar probeer dat niet na te doen. Wat je ziet zijn bruiloften waarvan de kosten lopen tot in de tonnen. Of je kijkt naar een styled shoot. Dat is geen echte bruiloft, maar slechts een setting gemaakt om te fotograferen.

15. Download de weddingplanning checklist

Een checklist helpt jullie maand voor maand, week voor week jullie bruiloft te plannen. Hierdoor hoef je niet alles te onthouden en kan je steeds zien hoe het gaat met de planning je bruiloft. Erg handig dus!

Vraag hier de weddingplanning checklist aan!

Hoelang duurt het plannen van je bruiloft?

De meeste mensen zijn gemiddeld dertien maanden verloofd voor ze gaan trouwen. Dit geeft je ruim een jaar de tijd om je bruiloft te plannen. Dit is een gemiddelde, sommige mensen zijn langer verloofd, anderen nemen minder de tijd om hun bruiloft te organiseren. Mijn eigen trouwdag heb ik bijvoorbeeld in vijf maanden gepland. Wanneer je een bruiloft wil geven op locatie met een heel programma, dan moet je jezelf minimaal drie maanden de tijd geven om het een en ander te organiseren.

Sommige mensen ervaren het als behoorlijk stressvol om een bruiloft te organiseren. Vraag gewoon hulp wanneer jij dit ervaart. Vraag vrienden en familie om je te helpen bij de voorbereiding. Vraag een vriendin of zus of ze jouw ceremoniemeester wil zijn en draag een aantal taakjes en hen over. Of kies voor een samenwerking met een weddingplanner die jou helpt bij de organisatie van jouw bruiloft. Bepaal samen welke werkzaamheden zij oppakt en wat jij zelf wil doen. Op die manier ga je jouw bruiloft meer ontspannen tegemoet.

Succes!

Afbeeldingen: Unsplash & eigen foto

Gerelateerde artikelen

Trouw foto

Bruiloften

Wil jij een onvergetelijke trouwdag organiseren en kun jij best wat hulp gebruiken? Dan ben je bij Weddings & Events by Raymonde op de juiste plek. Ik zorg er als jouw weddingplanner voor, dat jullie dag onvergetelijk wordt en dat de weg naar deze dag toe, vrij is van stress.

Lees meer
Getagged , ,