Bedrijfsevents

Vergeet dit niet bij het plannen van je bruiloft

Menig weddingplanning checklists vertellen je maand per maand, week per week wat je moet doen tijdens het organiseren van je bruiloft. Ook ik bied zo’n checklist en daarmee hoop ik dat het plannen van jouw bruiloft wat minder stressvol voor jou is, dan sommige mensen dat ervaren. Ondanks dat veel van dit soort checklists redelijk uitgebreid zijn, bevatten deze niet alle informatie. Daarom kan het zijn dat je toch wat zaken vergeet tijdens het plannen van je bruiloft En deze dingen kunnen een negatieve ervaring veroorzaken. Dus vergeet dit niet bij het plannen van je bruiloft.

In het kort:

  • Wedding planning checklists zijn handig, maar bevatten mogelijk niet alle essentiële details en wanneer je deze mist, dan kan dat de ervaring beïnvloeden.
  • Oefen bijvoorbeeld de ceremonie met alle deelnemers voor een soepel verloop en houd je rekening met de dieetwensen van je gasten.
  • Plan rustmomenten in en regel vermaak voor de kinderen, om ze tijdens de bruiloft bezig te houden.

Met de meeste zaken heb je wel rekening gehouden, zoals dat jouw budget past bij jullie wensen en het aantal mensen dat jullie wensen te ontvangen. Je prioriteiten heb je op een rijtje en je hebt je leveranciers op tijd geregeld. De grote lijnen zijn op orde. Het zijn vaak de minuscule zaken, die over het hoofd gezien worden, maar die wel invloed hebben op de beleving van jouw bruiloft. Niet alleen voor jullie als bruidspaar, maar ook voor jullie gasten. Vergeet daarom de volgende zaken niet wanneer je jullie trouwdag plant:

Heb een plan bij slecht weer

Je hebt tot de maand juni gewacht om in het huwelijksbootje te stappen. De dagen zijn dan lang en het weer is mooi, een perfect moment voor een zonnige bruiloft. Maar ook in de mooi-weer-maanden kan het regenen. Vorig jaar was het in mei de hele maand droog, behalve op die ene zaterdag dat de regen met bakken uit de lucht viel. Dikke pech. Anticipeer hierop door een locatie met voldoende opties binnen te regelen of door tenten te plaatsen. Bestel die tenten niet lastminute, want er is een kans dat je dan geen tent kunt vinden.

Houd rekening met hitte

In plaats van regen kan het erg heet zijn. Dertig graden in de zomer is in Nederland inmiddels niet ongewoon meer. Bij dat soort tempraturen gaan mensen toch vaak op zoek naar de schaduw, omdat ze niet in de volle zon willen staan. Bied die schaduwplekken door tenten te plaatsen, als jullie trouwlocatie die niet heeft. Dat vindt jouw bruidstaart van boter crème ook fijn. Zo is jullie bruiloft aangenaam voor iedereen.

Oefen je ceremonie

Het kan geen kwaad om de ceremonie en met name de opkomst te oefenen met de betrokken personen. De ceremonie is vaak aan het begin van de dag, wanneer iedereen nog erg nerveus is. De muziek wordt ingezet en je moet naar voren lopen. Maar wie loopt op welk liedje en hoe? Het zou niet de eerste keer zijn dat de opkomst van een ceremonie niet helemaal verloopt, zoals je dat in je hoofd had. Vooral als er kinderen bij betrokken zijn. Dus doorloop die ceremonie even kort, vooral als mensen een taakje hebben. Zodat het op de dag zelf niet zo rommelig is.

Heb aandacht voor de dieetwensen van de gasten

Vraag ruim voor de bruiloft jullie gasten naar hun dieetwensen. Steeds meer mensen hebben een allergie of voedselintolerantie, waardoor ze niet alles kunnen eten zonder ziek te worden. Daarnaast zijn er ook veel mensen die geen vlees eten of gruwelen van paddenstoelen, kaas of oesters. Dit kun je opvragen bij jullie gasten via een RSVP-formulier en doorgeven aan jullie cateraar. Een goede cateraar kan hier probleemloos mee omgaan, mits je hem of haar die tijd geeft.

Lees ook: Diner bruiloft: Met welk menu maak jij indruk?

Vergeet niet dat je zelf moet eten

Jullie hebben een heerlijk diner gepland en er is een prachtige taart voor bij de receptie, maar vergeet niet dat jullie ook eerder op de dag moeten eten. Met name bruiden zijn vaak al vroeg op de trouwlocatie om haar en make-up in orde te maken. Tegen de te middag hebben zij er een hele ochtend op zitten en dan is het wel verstandig dat tussendoor iets gegeten wordt, zodat ze zich niet flauw voelen tijdens de ceremonie. Dus regel altijd een makkelijk te eten maaltijd voor het midden van de dag, zodat je een bodem hebt voor de champagne tijdens de receptie.

Verzorg je leveranciers

Een fotograaf, videograaf en weddingplanner zijn vaak de hele dag aanwezig op jullie bruiloft. Zij kunnen niet hard werken op een lege maag, dus biedt ze wat te eten aan. Dat hoeft zeker niet het diner te zijn, dat je aan je gasten serveert. Maar een zogeheten crewmaaltijd is erg wenselijk. Dus informeer bij jouw trouwlocatie of cateraar en vraag of zij ook een hapje voor hen kunnen maken. Zo hebben zij later op de dag nog voldoende energie om jullie dag onvergetelijk te maken.

Lees ook: Bruiloft planning: 15 fouten die je niet moet maken

Plan een momentje rust in

Wanneer je een vol dagprogramma hebt, dan sta je de hele dag aan. Alle ogen zijn immers op jou gericht. Dat kan vermoeiend zijn en een momentje voor jezelf of voor jou en je partner is dan erg gewenst. Plan dat moment in je programma. Een goed ogenblik hiervoor is na het diner en voor het feest. Misschien wil je je dan toch omkleden of nog even snel die eerste dans oefenen. Het maakt niet uit hoe je dat moment wil invullen, het is jouw moment. En je gasten vinden het stiekem ook fijn. Het kan voor hen zelfs een goed moment zijn om even in te checken in hun hotel of om zelfs iets anders aan te trekken.

Houd rekening met uitloop

Wanneer je toch met het vormgeven van het programma bezig bent, houd dan ook rekening met uitloop. Soms duurt de ceremonie langer dan verwacht of begin je later aan de ceremonie, omdat gasten in de file stonden. Het diner kan uitlopen, omdat de speeches te lang waren. Er zijn zoveel verschillende redenen waardoor je niet op schema loopt en het kan je het gevoel geven, dat je de hele dag achter de feiten aanloopt. Door hier rekening mee te houden in het programma, heb je dat niet. Plan gewoon een kwartiertje extra voor de ceremonie. Wanneer je die niet gebruikt, dan heb je gewoon een langere receptie. Ondertussen houdt jouw ceremoniemeester de tijd in de gaten, zodat die taart toch klaar staat als het jawoord eerder is gegeven.

Regel vermaak voor de kinderen

Kinderen zijn hartstikke leuk en ze kunnen je bruiloft een extra speciaal sfeertje geven. Maar ze kunnen zich ook stierlijk vervelen en dat laten ze je ook weten. Wanneer de ouders met elkaar staan te praten, spelen zij het liefste op jouw trouwlocatie. Dus geef hun daarom de ruimte hiervoor. Informeer bij jullie gasten naar de leeftijden van de kinderen en indien relevant het geslacht en regel spelletjes, een tekentafel of misschien zelfs een springkussen. Huur een of twee nanny’s in om de kinderen te vermaken, zodat de ouders hier niet constant mee bezig zijn.

Lees ook: De voor- en nadelen van kinderen op je bruiloft

Deel alles met je ceremoniemeester

De meeste ceremoniemeesters zijn op de hoogte van de grote lijnen, maar veel bruidsparen vergeten de details te delen. Ik zie soms op de dag zelf dat er zoveel props en decoratie is gekocht en ik heb geen idee waarvoor het is, omdat dat niet met mij is gedeeld. Een kratje vol lichtjes met een bordje erbij, dat niet besproken is bij eerdere afspraken. Meestal weet ik zo’n geval te improviseren, maar het was toch wel handig geweest dat ik vooraf op de hoogte was van het bestaan van dat kratje. Wat nou als ik het had gemist? Of ik had er eerder iets mee kunnen doen op een rustig moment, in plaats van last-minute omdat mijn oog erop viel. Jij denkt dat het klein is, maar vertel het toch aan je ceremoniemeester. Ook al is het met een appje en dag van te voren. Dan kan hij of zij het meenemen in de planning.

Vraag aan je locatie wanneer je mag opbouwen

Geen trouwlocatie is hetzelfde. Bij de een kun je een dag van te voren terecht om je bruiloft te decoreren, op een andere locatie is dat op de dag zelf. Wanneer je kunt opbouwen hangt negen van de tien keer af van de andere boekingen die zo’n locatie heeft. Wanneer jij op zaterdag trouwt en een ander bruidspaar trouwt daar op vrijdag, dan is het gewoon niet mogelijk om tijdens hun feest jouw decoraties te plaatsen. Om diezelfde reden moet je na het trouwfeest alles meteen opruimen, omdat de volgende dag zich een nieuw bruispaar aandient. Vraag dus naar de mogelijkheden op jouw trouwlocatie, zodat je jullie leveranciers kunt informeren over de planning.

Vraag vrienden om te helpen opruimen

Als jouw weddingplanner ruim ik constant jullie spullen op. Na de ceremonie, na de receptie en na het diner. Meestal ben ik voor een bepaald aantal uur aanwezig op de bruiloft en blijf ik niet tot het einde van het feest, tenzij anders is afgesproken. Dit is niet anders bij andere weddingplanners en bruidsparen doen dit, omdat de extra kosten te besparen. Wanneer jouw weddingplanner om tien uur vertrekt en jouw feest na middennacht eindigt, dan heb je nog hulp van vrienden nodig om de rommel van het feest op te ruimen. Regel dit van te voren, om nare situaties achteraf te voorkomen. Of betaal je weddingplanner extra om tot het einde te blijven, zodat hij of zij dat kan doen.

Tot slot

Het lijken zoals gezegd kleine dingen, maar wanneer het niet geregeld is, dan kan je bruiloft als rommelig of zelfs chaotisch aanvoelen. Niet echt het gevoel waarmee je gasten graag naar huis stuurt of waarmee je zelf terug kijkt naar je bruiloft. Zorg voor een relaxte en stressvrije dag en zorg ervoor dat je geniet en vergeet dit dus niet bij het plannen van je bruiloft.

Succes!

Afbeeldingen: Freepik

Gerelateerde artikelen

Bruiloften

Wil jij een onvergetelijke trouwdag organiseren en kun jij best wat hulp gebruiken? Dan ben je bij Weddings & Events by Raymonde op de juiste plek. Ik zorg er als jouw weddingplanner voor, dat jullie dag onvergetelijk wordt en dat de weg naar deze dag toe, vrij is van stress.

Lees meer
Getagged , ,