Bedrijfsevents

Draaiboek bruiloft: zo maak je een handig overzicht

Hoe laat begint het diner? Wanneer is er ruimte voor foto’s? Op welk tijdstip kan de dj beginnen met zijn set? En waar komt alle decoratie? Een draaiboek geeft antwoord op al dit soort eventvragen. Of je nu een bruiloft, personeelsfeest of zakelijk evenement organiseert, je hebt een draaiboek nodig als je wil dat jouw evenement vlekkeloos verloopt.

In het kort:

  • Een draaiboek is een document dat de planning, taken en betrokken personen voor een evenement beschrijft.
  • Een draaiboek voorkomt verrassingen en bevat een gedetailleerd programma.
  • Vraag iemand om het draaiboek op de dag van je bruiloft te beheren, zodat jullie kunnen ontspannen en genieten van een speciale dag.

Inhoud

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document, waarin je gedetailleerd omschrijft hoe jouw evenement eruitziet. Je maakt er met name een voor events die één of meerdere dagen duren. Het bevat een overzicht van tijden, taken en belanghebbenden, zodat iedereen die betrokken is, niet voor verrassingen komen te staan. Iedereen weet namelijk precies wat van hem of haar wordt verwacht. Een draaiboek beantwoord vragen voor ze gesteld worden en het neemt stress weg.

Lees ook: Hoe te beginnen met het plannen van je bruiloft? 10 handige tips

Wat bevat het draaiboek?

Het doel van het draaiboek is dat je een helder overzicht hebt van alle gebeurtenissen op zo’n dag. Dus schrijf geen lange omschrijvende teksten, houd het bij korte zinnen van een paar woorden die gebruikers snel kunnen lezen. Het beste is om deze te maken in een computerprogramma zoals Excel, omdat je daarmee eenvoudig tabellen kunt maken. Hierin neem je de volgende onderdelen op:

1. Contactgegevens

Schrijf alle contactgegevens op van iedereen die is betrokken bij jouw evenement, zoals de fotograaf, videograaf, cateraar, bloemist, dj, muzikanten, entertainment, alles. Op de dag zelf voldoet een telefoonnummer, maar je kunt voor de volledigheid ook andere gegevens meenemen, als je deze later nodig hebt voor bijvoorbeeld de administratie. Door deze gegevens op te schrijven, kun je als er onverhoopt iets gebeurt even snel bellen, zonder dat je eerst op je telefoon naar een e-mail moet zoeken met contactgegevens.

2. Het programma

Vervolgens deel je in het draaiboek hoe de dag eruitziet, dit mag heel gedetailleerd. Door dit overzicht weet je niet alleen hoe je zit qua tijd, je ziet tegelijk wat er nog gaat komen. Hierdoor kun je zien of je nog iets moet voorbereiden. Bijvoorbeeld: als er een speech gegeven gaat worden, kun je de spreker alvast waarschuwen voor het geval hij of zij de tekst nog een keer wil doornemen. Of je kunt controleren of de catering klaar is voor het diner dat over een kwartier gaat beginnen.

Niet alleen is het belangrijk dat je weet hoe laat bepaalde onderdelen van het programma beginnen, je wil ook weten hoe laat deze eindigen, zodat voorkomt dat je uitloopt. Later vertel ik je hoe je deze tijden kunt bepalen.

Lees ook: Dagindeling bruiloft: dit is een goede tijdlijn

3. Afspraken

Als je kiest voor heel gedetailleerd overzicht (en dat wil je), dan schrijf je alle afspraken en taken op die je hebt gemaakt met leveranciers. In geval van een bruiloft kun je opschrijven dat patissier een uur nodig heeft, om de taart op locatie ‘op te bouwen’. Dit kan bijvoorbeeld tijdens de ceremonie zijn of een ander moment. Wanneer je opschrijft waar en wanneer dat gebeurt, dan is dit voor bijvoorbeeld de locatie of andere betrokkenen duidelijk.

In het geval van een zakelijk evenement, kan het zijn dat er binnen een bedrijf meerdere mensen betrokken zijn bij de organisatie van een bijeenkomst. In dat geval laat het draaiboek heel eenvoudig zien, wie welke taken oppakt en wanneer. Zorg van tevoren wel voor een duidelijke briefing en dat iedereen het draaiboek heeft.

Hoe ziet een draaiboek eruit?

Nu weet je de ingrediënten voor een draaiboek, maar hoe maak je er een voor bijvoorbeeld een eigen bruiloft? Pak gewoon simpel pen en papier en begin te schrijven. Doe dit samen met je partner en stel jezelf de volgende vragen:

Hoe ziet het programma eruit?

Deze vraag kun je jezelf ook stellen, wanneer je een ander event organiseert natuurlijk. Maar terug naar de bruiloft. De populaire programmaonderdelen zijn: een ceremonie, receptie, diner en feest. Hier kun je onderdelen aan toevoegen of weglaten. Misschien wil je bijvoorbeeld geen feest of wil je ook een kerkelijke inzegening.

Lees ook: Trouwen zonder feest: 7 leuke alternatieven voor een feestavond

Hoeveel tijd heb ik nodig?

Nu je weet hoe het programma eruitziet, moet je weten hoelang de verschillende onderdelen duren. Zoals de ceremonie en het diner. De duur van de ceremonie kun je afstemmen met je ceremoniespreker en bepaal je zelf. Voor de een is dat vijftien minuten, terwijl een ander stel een uur nodig heeft.

Met de cateraar kun je overleggen hoeveel tijd je moet reserveren voor het diner. Hierbij speelt het soort diner (een buffet of 3 gangendiner) en het aantal gasten een rol. Daarnaast moet je qua tijd ook rekening houden met eventuele speeches.

Daarnaast moet je ruimte reserveren voor foto’s. De tijd die je hiervoor nodig hebt, bespreek je met je fotograaf. Deze tijd is weer afhankelijk van wat voor soort foto’s je wil (samen en met familie) en waar je deze foto’s wil nemen.

Kortom, je leveranciers kunnen je helpen met het bepalen van de tijd. Reserveer tevens genoeg tijd in het programma om te reizen tussen locaties wanneer je jullie trouwfeest niet op één trouwlocatie viert, maar op meerdere.

Houd rekening met uitloop

Geen bruiloft loopt volgens een strak schema. Vooral als er kinderen aanwezig zijn. Daarnaast zie ik dat speeches vaak toch te lang duren of dat iemand met een verrassing komt, waardoor je uitloopt. Voorkom dat het hele programma overhoop ligt en plan na het diner een half uurtje extra in, zodat je relaxed je entree kan maken op het feest. Blijk je op de dag zelf toch op schema te zitten, dan heb je lekker een rustmomentje met je partner.

Voorbeeld programma

Een standaard bruiloft, zoals ik hem vaak zie. Ziet er als volgt uit:

Zo’n programma kun je dus ook maken voor ieder type event.

Informeer iedereen goed

Het programma is een belangrijk onderdeel van het draaiboek en staat ruim van tevoren vast. Maar bruidsparen veranderen vaak van gedachten, zelfs de avond van tevoren en daarom is een draaiboek pas echt klaar op de ochtend van het event. Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn.

Als eventplanner of weddingplanner maak ik in samenspraak met jou zo’n draaiboek en ik ben degene die hem geduurde dag bij me draag, om ervoor te zorgen dat de dag precies zo verloopt zoals gepland. Vergeet niet om de Floor Manager van de locatie op de hoogte te brengen van de planning. Ik ga ’s ochtends vaak even samen zitten met hem of haar, om het programma te vergelijken. Want ik zie bij bruiloften vaak dat locaties hun eigen planning hebben.

Tot slot

Nu is het als bruidspaar helemaal niet leuk om je op de dag van je bruiloft met zo’n draaiboek bezig te houden en terecht. Zorg er daarom voor dat je iemand aanwijst om dat voor je te doen. Dit kun je doen door van een familielid of vriend een ceremoniemeester te maken of door te kiezen voor een professionele ceremoniemeester of weddingplanner. Op die manier kun je ontspannen genieten van jouw speciale dag en iemand anders maakt zich wel druk om de details.

Succes!

Afbeeldingen: Freepik

Gerelateerde artikelen

Trouw foto

Bruiloften

Wil jij een onvergetelijke trouwdag organiseren en kun jij best wat hulp gebruiken? Dan ben je bij Weddings & Events by Raymonde op de juiste plek. Ik zorg er als jouw weddingplanner voor, dat jullie dag onvergetelijk wordt en dat de weg naar deze dag toe, vrij is van stress.

Lees meer
Getagged ,